Privacyverklaring

Welke persoonsgegevens verwerkt B&O Security Group B.V.?

Afhankelijk van de aard van het contact kan B&O Security Group B.V. de volgende persoonsgegevens verwerken:

• NAW- en contactgegevens: voor- en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres;
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, rechtsvorm, KvK-nummer, btw-nummer, functie;
• Financiële gegevens: betaal- en factuurinformatie, bankrekeningnummer;
• Communicatiegegevens: berichten die u verstuurt via e-mail, formulieren, intake of social media;
• Opdrachtgegevens: documenten en informatie die nodig zijn voor advies, begeleiding of uitvoering van een overeenkomst;
• Identificatiegegevens: kopie legitimatiebewijs of VOG (uitsluitend indien noodzakelijk voor de opdracht);

B&O Security Group B.V. verwerkt in beginsel geen bijzondere persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 9 AVG. In uitzonderlijke gevallen kan het voorkomen dat aanvullende of gevoelige gegevens worden verwerkt, zoals identificatie- en verificatiegegevens (bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) of diploma’s), indien dit noodzakelijk is voor de aard van de dienstverlening of voortvloeit uit een wettelijke verplichting.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor het specifieke doel waarvoor zij zijn verstrekt en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

Indien sprake is van bijzondere persoonsgegevens, worden deze uitsluitend verwerkt op basis van een geldige wettelijke grondslag, zoals uitdrukkelijke toestemming of een wettelijke verplichting.

Contact via website, e-mail of social media

Wanneer u contact opneemt met B&O Security Group B.V. via het contactformulier op de website, per e-mail, telefonisch of via social media, worden persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn om uw bericht te kunnen behandelen, zoals:

• naam- en contactgegevens
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bedrijfsnaam;
• eventuele aanvullende gegevens die u zelf verstrekt;
• inhoud van het bericht.

Deze gegevens worden verwerkt om uw vraag te beantwoorden, contact met u op te nemen en uw verzoek in behandeling te nemen.

Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer u gebruikmaakt van de diensten van B&O Security Group B.V., worden persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, zoals:

• naam- en contactgegevens;
• Geboortedatum
• BSN-nummer/VOG
• bedrijfsgegevens;
• betaal- en factuurgegevens;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.

Deze gegevens worden verwerkt voor het uitvoeren van de overeenkomst en het leveren van de overeengekomen diensten.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Administratie en facturatie

B&O Security Group B.V. verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het voeren van een correcte administratie en het voldoen aan fiscale verplichtingen, zoals:

• naam- en contactgegevens;
• bedrijfsgegevens;
• factuur- en betaalgegevens;
• bankrekeningnummer.

Deze gegevens worden verwerkt voor het opstellen van facturen, het verwerken van betalingen en het voldoen aan wettelijke administratieve verplichtingen.

Grondslag: wettelijke verplichting.

Hoe ontvangt B&O Security Group B.V. deze gegevens?

Persoonsgegevens worden door B&O Security Group B.V. uitsluitend ontvangen via directe kanalen. U verstrekt deze gegevens via:

• E-mail of telefonisch contact
• Het contactformulier of aanmeldformulier op de website van B&O Security Group B.V.;
• Social media kanalen;
• Intakeformulieren, kennismakingsgesprekken of offerteaanvragen;
• Documenten die u aanlevert voor een opdracht;
• Betalingen of facturatie.

Voor welke doeleinden verwerkt B&O Security Group B.V. persoonsgegevens?

B&O Security Group B.V. verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dat nodig is om op een zorgvuldige en professionele manier diensten te kunnen leveren, contact te onderhouden of te voldoen aan wettelijke verplichtingen. De doeleinden waarvoor B&O Security Group B.V. persoonsgegevens verwerkt, zijn algemeen en toepasbaar op verschillende vormen van dienstverlening.

Persoonsgegevens worden onder meer verwerkt om contact met u op te nemen, om uw verzoek of vraag te kunnen behandelen en om u toegang te geven tot de producten of diensten van B&O Security Group B.V. Daarnaast verwerkt B&O Security Group B.V. persoonsgegevens om een overeenkomst voor te bereiden, op te stellen of uit te voeren, waaronder het versturen van documenten, het maken van afspraken of het uitvoeren van opdrachten.

Ook kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor administratieve doeleinden, zoals het opstellen van facturen, het verwerken van betalingen en het voeren van een correcte financiële administratie. In sommige gevallen is het noodzakelijk om gegevens te verwerken in het kader van onderhoud of beveiliging van systemen, of om u op de hoogte te houden van wijzigingen binnen de dienstverlening van B&O Security Group B.V.

Indien u zich uitdrukkelijk heeft aangemeld voor een nieuwsbrief of zakelijke update, kan B&O Security Group B.V. uw gegevens gebruiken voor het verzenden daarvan. In alle gevallen geldt dat B&O Security Group B.V. geen gegevens verwerkt voor andere doelen dan hierboven omschreven, tenzij u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven of er een wettelijke grondslag voor bestaat.

Wat is de juridische grondslag voor verwerking?

B&O Security Group B.V. verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van een van de wettelijke grondslagen uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Afhankelijk van de situatie betreft dit:

• De uitvoering van een overeenkomst of om voorbereidende handelingen te kunnen verrichten;
• Een wettelijke verplichting, zoals de fiscale bewaarplicht;
• Toestemming van betrokkene, indien expliciet verleend;
• Een gerechtvaardigd belang, zoals interne administratie, kwaliteitsbewaking of communicatie met klanten.

Indien verwerking plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u het recht deze toestemming op elk gewenst moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking.

Met wie deelt B&O Security Group B.V. persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting. Het kan hierbij gaan om externe partijen zoals hostingdiensten, boekhouders, ICT-leveranciers of aanbieders van software en cloudopslag. Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend in opdracht van B&O Security Group B.V. en hebben alleen toegang tot de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor hun werkzaamheden.

Met alle externe partijen die namens B&O Security Group B.V. persoonsgegevens verwerken, is een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de vertrouwelijkheid, beveiliging en naleving van de AVG zijn vastgelegd. Deze verwerkers handelen niet op eigen titel, maar uitsluitend volgens instructies van B&O Security Group B.V.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

B&O Security Group B.V. maakt in sommige gevallen gebruik van software of systemen van partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld voor e-mail, cloudopslag of communicatie. Als daarbij persoonsgegevens worden verwerkt in landen zonder passend beschermingsniveau volgens Europese regelgeving, zorgt B&O Security Group B.V. ervoor dat aanvullende maatregelen worden getroffen.

Bewaartermijnen

B&O Security Group B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn vereist.

Gegevens die nodig zijn voor administratieve en fiscale doeleinden worden bewaard voor de duur van de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Andere persoonsgegevens, zoals gegevens uit contactaanvragen of offertes zonder vervolg, worden verwijderd zodra ze niet meer relevant zijn, doorgaans uiterlijk twee jaar na het laatste contactmoment.

Gegevens die zijn verwerkt in het kader van een opdracht worden bewaard zolang dat nodig is voor een goede dossiervorming, klantrelatie of juridische onderbouwing. Daarna worden deze gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Beveiliging van persoonsgegevens

B&O Security Group B.V. neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking.

Deze maatregelen omvatten onder meer het gebruik van beveiligde verbindingen (SSL-certificaten), versleutelde gegevensopslag waar nodig, toegangsbeperkingen op basis van functie of noodzaak, en actuele beveiligingssoftware. Daarnaast worden systemen en processen regelmatig gecontroleerd en, indien nodig, aangepast.

Alle personen die namens B&O Security Group B.V. toegang hebben tot persoonsgegevens zijn contractueel tot geheimhouding verplicht en worden zorgvuldig geïnstrueerd over vertrouwelijke omgang met gegevens.

Indien er een vermoeden bestaat van misbruik, verlies of een (mogelijk) datalek, wordt verzocht direct contact op te nemen met info@bosecuritygroup.com, zodat B&O Security Group B.V. dit zo snel mogelijk kan onderzoeken en indien nodig melding kan doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Rechten van betrokkenen

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft iedere betrokkene van wie B&O Security Group B.V. persoonsgegevens verwerkt, recht op transparantie en zeggenschap over die gegevens. Het gaat om de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15 AVG) — U heeft het recht te weten welke persoonsgegevens B&O Security Group B.V. van u verwerkt, met welk doel, op basis van welke grondslag, hoe lang de gegevens worden bewaard en met wie deze eventueel worden gedeeld.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG) — U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Recht op verwijdering persoonsgegevens (art. 17 AVG) — U kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens als deze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, als u uw toestemming intrekt of bezwaar maakt tegen verwerking, of als de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt.
• Recht op beperking van verwerking (art. 18 AVG) — U kunt in bepaalde gevallen vragen om de verwerking tijdelijk stop te zetten, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist of bezwaar heeft gemaakt.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG) — U heeft het recht om de persoonsgegevens die u zelf heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG) — U kunt bezwaar maken tegen verwerking van uw gegevens, als deze plaatsvindt op basis van een gerechtvaardigd belang.

Een verzoek tot verwijdering van uw persoonsgegevens (art. 17 AVG) kunt u indienen via het verwijderverzoekformulier. U ontvangt daarna een e-mail met een bevestigingslink, zodat B&O Security Group B.V. weet dat het verzoek van u afkomstig is. Het formulier doorzoekt de offerteaanvragen, contactberichten en sollicitaties die via deze website zijn binnengekomen. Heeft u op een andere manier met B&O Security Group B.V. te maken gehad — per e-mail, telefonisch, bij een intake of via een overeenkomst en facturatie — richt uw verzoek dan aan info@bosecuritygroup.com, zodat een medewerker het in behandeling kan nemen.

Het formulier is uitsluitend bedoeld voor verwijderverzoeken. Voor de overige rechten in deze lijst — waaronder het recht op inzage (art. 15 AVG) en het recht op rectificatie (art. 16 AVG) — richt u uw verzoek aan info@bosecuritygroup.com. Vermeld daarbij duidelijk welk recht u wilt uitoefenen. Ter verificatie van uw identiteit kan B&O Security Group B.V. aanvullende informatie opvragen.

B&O Security Group B.V. streeft ernaar om binnen 14 dagen na ontvangst van het volledige verzoek een inhoudelijke reactie te geven. Indien het verzoek complex is of meerdere verzoeken tegelijk worden gedaan, kan deze termijn worden verlengd met maximaal één maand. In dat geval ontvangt u binnen 14 dagen bericht over de verlenging en de reden daarvan.

Intrekken van toestemming

Indien persoonsgegevens door B&O Security Group B.V. worden verwerkt op basis van uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming op ieder moment in te trekken. Dit kan door een e-mail te sturen naar info@bosecuritygroup.com met daarin het verzoek tot intrekking.

Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Verwerkingen die vóór het moment van intrekking hebben plaatsgevonden, blijven rechtmatig. Na intrekking zal B&O Security Group B.V. de betreffende verwerking beëindigen, tenzij er een andere wettelijke grondslag van toepassing is.

Klachten

Indien u van mening bent dat B&O Security Group B.V. uw persoonsgegevens in strijd met de wet verwerkt, kunt u hierover contact opnemen via info@bosecuritygroup.com. B&O Security Group B.V. zal uw klacht zo snel mogelijk in behandeling nemen en indien nodig in overleg zoeken naar een passende oplossing.

U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vindt u op: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Wijzigingen in deze privacyverklaring

B&O Security Group B.V. behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving, werkwijze of gebruikte systemen.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar via www.bosecuritygroup.com. Controleer deze verklaring regelmatig om op de hoogte te blijven van eventuele aanpassingen.